Firmenwagen: Tipps zur Dienstwagennutzung

Die Nutzung von Firmenwagen ist lukrativ und populär. Allerdings dürfen wichtige Punkte wie Privatnutzung und die spätere Rückgabe nicht außer Acht gelassen werden. Die AUTO ZEITUNG gibt wichtige Tipps zu Dienstwagen!

Welches Fahrzeugmodell als Firmenwagen?

Am Anfang der Entscheidung für einen Firmenwagen steht natürlich die Frage nach dem passenden Fahrzeugmodell. Dienstwagen und Ausstattung sollten sowohl zum jeweiligen Einsatzzweck als auch zum wirtschaftlichen Erfolg passen. Handwerker:innen sollten also möglichst nicht mit einem Sportwagen zur Kundschaft rollen. Drastische Abweichungen können auch zu ernsten Problemen beim Finanzamt führen. Zudem sollte man auf die "Kleiderordnung" im Unternehmen achten, um Missgunst und Neid zu vermeiden. Freie Herstellerwahl: Audi, Mercedes, BMW oder Skoda? Wenn Vorgesetzte nicht ohnehin eine Vorgabe machen, lohnt es sich, sich an den beliebtesten Firmenwagen-Modellen (Verbrenner & Hybrid) zu orientieren. Auch diese Elektroautos eigenen sich gut als Dienstwagen.
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Dienstwagen für den Nebenverdienst?

Die klare Regelung besagt: Der Firmenwagen wird zu Fahrten im Auftrag des Unternehmens bereitgestellt. Inklusive sind die Fahrten zur und von der Arbeitsstelle. Bei entsprechender Vereinbarung ist auch eine anteilige private Nutzung inbegriffen. Davon ausgenommen sind selbstverständlich Fahrten im Rahmen eines Nebenjobs. Wer also einen kommerziellen Privat-Shuttle-Service anbietet, Pizza- oder andere Botenfahrten unternimmt, handelt widerrechtlich. Wird das bekannt, drohen eine Abmahnung, der Dienstwagen-Entzug und im schlimmsten Fall sogar die Kündigung. Ähnliches gilt, wenn Lebenspartner:innen einen Firmenwagen verbotenerweise für geschäftlichen Fahrten nutzen. Auch wenn die eigentlichen Nutzungsberechtigten das Auto an diesen Tagen nicht benötigt, gilt es als unerlaubt und führt zu Problemen mit Arbeitgeber und Steuerbehörde.

Steuerliche Vorteile für E-Firmenwagen

Elektroautos als Firmenwagen bieten viele steuerliche Vorteile, da ihr geldwerter Vorteil vom Finanzamt günstiger bewertet wird als der von Verbrennern. Ein Dienstwagen wird monatlich mit einem Prozent des Bruttolistenpreises kalkuliert. Bei Elektrofahrzeugen wird bis Januar 2030 bloß 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises zur Versteuerung herangezogen. Unter bestimmten Voraussetzungen gibt es die vergünstigten Regelungen auch für Hybridfahrzeuge. Wenn ein Hybridfahrzeug als Dienstwagen gewählt wird, zählen monatlich 0,5 Prozent seines Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil. Um die sogenannte 0,25-Prozent-Regelung zu nutzen, darf das E-Auto keinen höheren Bruttolistenpreis als 70.000 Euro haben. Ist er teurer, betragen die Steuererleichterungen dann 0,5 Prozent. Hybridfahrzeuge können bei der Vergünstigung berücksichtigt werden, wenn sie von außen aufgeladen werden können (also Plug-in-Hybride), ihr C02-Ausstoß 50 g pro km nicht übertrifft und sie eine elektrische Reichweite von mindestens 60 km haben (ab 2025 mindestens 80 km).
>> Hier gibt es alle wichtigen Informationen, die besonderen Steuervorteile und weiter Tipps zum Thema E-Auto als Dienstwagen.

Firmenwagen auch privat nutzen?

Die Privatnutzung eines Dienstwagens müssen Vorgesetzte und Mitarbeitende vertraglich regeln, entweder im Arbeitsvertrag oder in einem Zusatzvertrag. Wichtig: Ein Verbot von Privatfahrten sollte unbedingt schriftlich fixiert sein, denn nur so lässt sich die Vereinbarung vor dem Fiskus belegen. Fehlt ein solches Dokument, fallen möglicherweise Steuern an, weil das Finanzamt von privater Nutzung ausgeht und darin einen zu versteuernden geldwerten Vorteil sieht. Bei freiberuflich Tätigen zählt der Firmenwagen zum steuerlichen Betriebsvermögen, sobald die nachweisbare dienstliche Nutzung über 50 Prozent liegt, zwischen zehn und 50 Prozent kann es wahlweise zum Privat- oder zum sogenannten gewillkürten Betriebsvermögen zugerechnet werden. Die Nutzungsart sollte ein Fahrtenbuch belegen.

Tipps zu Tankkarte, Kindern & Haustieren

Firmen-Tankkarte auch für Privatnutzung?

Viele Firmen nutzen die Vorzüge beim Abrechnungsaufwand und beim Mengenrabatt durch spezielle Firmen-Tankkarten wie die der DKV. Das ist auch für Firmenwagenfahrer:innen vorteilhaft, denn sie müssen für diese Auslagen nicht das private Konto belasten und aufwendig immer wieder Abrechnungen einreichen. Allerdings dürfen Karteninhabende natürlich nur den eigenen Dienstwagen damit betanken. Auch wenn nur hin und wieder ein paar Liter in den Tank des privaten Pkw oder den Roller der Tochter fließen, so ist das unzulässig. Und das, was scheinbar nicht ins Gewicht fällt, kann böse Folgen haben: Deutsche Gerichte, wie zum Beispiel das Oberlandesgericht Celle, urteilten, dass falsch abgerechnete Tankvorgänge und der unzulässige Einsatz von Firmen-Tankkarten als klarer Betrug anzusehen ist. Das bringt also nicht nur Ärger, sondern kostet womöglich sogar den Job.

Dienstwagen auch von den Kindern nutzbar?

Ist der Firmenwagen für die private Nutzung zugelassen, können Ehepartner:innen als fahrberechtigte Person mit eingetragen werden. Bei Fahrneulingen ist jedoch – statistisch gesehen – mit einem erhöhten Beschädigungsrisiko zu rechnen. Das trägt der Arbeitgeber oder das Leasingunternehmen nicht. Auch für das begleitete Fahren des 17-jährigen Sprösslings ist ein Dienstwagen grundsätzlich nicht freigegeben. Anders kann das bei Fahrzeugen von freiberuflich Tätigen geregelt sein. Bei einem Schaden werden persönlich Haftende versicherungstechnisch entsprechend höher eingestuft – sie tragen die Kosten also selbst.

Darf das Haustier mitfahren?

Bei einem privat genutzten Dienstwagen können Arbeitnehmer:innen natürlich frei entscheiden, wann, mit wem und wohin sie fahren. Dafür zahlen sie immerhin auch eine oft recht happige Dienstwagensteuer. Ergo: Häschen, Wellensittich, Katze oder Meerschwein dürfen zur Tierarztpraxis gefahren werden. Auch der Haushund darf mit in den Urlaub reisen. Allerdings muss dann auch für die richtige Sicherung der vierbeinigen Mitfahrer Sorge tragen werden – am besten mit einer Hundebox. Diese ist sicher und vermeidet die Verschmutzung von Polstern oder Gepäckabteil. Generell sollten im Bedarfsfall rechtzeitig und gründlich Hundehaare, Matsch sowie der Geruch von nassem Hund aus dem Innenraum verbannt werden. Dafür gibt es entsprechende Reiniger.

Darf ich per Anhalter fahrende Personen mitnehmen?

Zugegeben, die ganz große Zeit des Trampens ist angesichts stetig wachsender Mobilitätsangebote unterschiedlichster Art schon länger vorbei. Aber natürlich sieht man  auch heute noch hin und wieder, dass jemanden am Straßenrand den Daumen raushält. Ob man Anhalter:innen im Dienstwagen mitnehmen darf, ist gar nicht so einfach zu beantworten. Denn ist man auf Dienstfahrt, vermischt man Firmeninteressen mit Privatem, wenn man Tramper:innen einsteigen lässt. Im Fall eines Unfalls sind eventuell versicherungsrechtliche Ansprüche der Mitfahrenden zu erfüllen. Aber ist die Versicherung des Arbeitgebers dafür ausreichend hoch? Auch kann das Finanzamt steuerliche Verstöße anlasten – wenn nämlich der Firmenwagen ausschließlich dienstlich deklariert ist oder man einen Umweg gefahren ist, um die Person am gewünschten Ort abzusetzen. All diese Faktoren sollte man im Hinterkopf behalten.

Dienstwagen: Wartung, Schäden & Unfälle

Nur weil man das Fahrzeug im Rahmen einer Profession nutzt, heißt es nicht, dass man es auch professionell reinigen muss. Empfohlen und mitunter sogar vertraglich vorgeschrieben ist der pflegliche Umgang mit dem Firmeneigentum aber auf jeden Fall. Doch ob man selbst Hand anlegt, eine Waschstraße wählt oder einen spezialisierten Fachbetrieb, bleibt die eigene Entscheidung. Für den optischen Zustand, der auch zum Werterhalt beiträgt, ist man letztlich selbst verantwortlich. Die  Innenraumreinigung sollte man sich unbedingt auf die Fahnen schreiben. Getränkeflecken und Essensreste lassen sich am besten beseitigen, solange sie noch frisch sind. Auch Baumharz oder Vogelkot auf dem Lack können bei zu langer Einwirkzeit nachhaltige Spuren hinterlassen, für die man unter Umständen haftbar gemacht werden kann.

Service ist keine Nebensache

Oft werden Firmenwagen, anders als das private Schätzchen, beim Service vernachlässigt. Zu wenig Reifendruck, eine blinkende Kontrollleuchte oder ein verpasster Ölwechsel sind ja nicht so schlimm. Diese weit verbreitete Meinung ist schlichtweg falsch und kann teure Schäden, ja sogar Unfälle nach sich ziehen. Deshalb gewähren Fahrzeughersteller und Leasingunternehmen immer öfter eine Kontrolle per Remote-Apps: Der Dienstwagen sendet den Service-Stand in die Cloud, Berechtigte können diesen jederzeit digital abrufen. Da Nutzer:innen vertraglich verpflichtet sind, die Service-Termine korrekt einzuhalten, können sie zur Rechenschaft gezogen werden. Bei eventuellen Folgeschäden oder einem Verkehrsunfall mit zu niedrigem Reifendruck oder verschlissener Bremse gilt das bei der Versicherung als grob fahrlässig. Die Kosten tragen dann die Fahrzeugnutzer:innen.

Technik-Check und HU nicht verpassen

"Es ist nicht mein Fahrzeug, also muss ich mich auch nicht um die Termine für Wartung und Hauptuntersuchung kümmern." Wer so denkt, macht einen grundlegenden  Fehler – oder hat das Glück, dass das Fuhrparkmanagement diese Aufgaben übernimmt oder dank entsprechender Vereinbarungen vielleicht auch die betreuende  Werkstatt. Andernfalls obliegt das Vorführen bei einer der zertifizierten Prüforganisationen (GTÜ, DEKRA, TÜV oder KÜS) Firmenwagennutzer:innen. Auch die vorgeschriebenen Wartungstermine sollten man nicht aus den Augen verlieren. Sie nicht einzuhalten, kann schnell zu finanziellem Ärger beispielsweise mit dem Leasinggeber führen. Man sollte sich also über die Wartungsintervalle des Fahrzeugs informieren. Die HU-Termine dürften bekannt sein: erstmals nach drei Jahren, dann alle 24 Monate.

Kleine Schäden, große Folgen

Parkrempler und Kratzer durch enge Torausfahrten sind auch beim Firmenwagen keine zu vernachlässigende "Gebrauchsspuren". Im Gegenteil: Diese Blessuren sollten unbedingt lückenlos dokumentiert und möglichst schnell professionell beseitigt werden. Nicht zuletzt ist neben dem Werterhalt des Dienstwagens auch ein makelloses Äußeres ein wichtiger Vorteil bei möglichen Anschuldigungen Dritter. Bei Versicherungen und Leasingunternehmen gerät man mit Beschädigungen und Kratzern an der Karosserie schnell in den Verdacht, die verursachende Person von Delikten im "ruhenden Verkehr" zu sein, was nervige Rechtfertigungen und teure Folgen nach sich ziehen kann.

Unfall im Ausland

In der jüngeren Vergangenheit hat sich die Schadensabwicklung durch die Einführung des Zentralrufs der deutschen Autoversicherer erheblich verbessert. Als  unkompliziertes Bindeglied zwischen den beteiligten Parteien muss er von allen in Europa agierenden Versicherungen eingesetzt werden. Als Faustregel gilt: Je früher man den Zentralruf kontaktiert, desto schneller erfolgt die Problemlösung. Wichtig: Unbedingt auf eine lückenlose Dokumentation achten, Kontaktdaten von Zeug:innen notieren und die Polizei rufen. Bei Fahrlässigkeit (alle Glätteunfälle, Müdigkeit, zu hohes Tempo etc.) müssen sich Arbeitnehmer:innen am entstandenen Schaden beteiligen. Je schwerwiegender die Schuld ist, desto teurer wird es. Von Vorteil ist hier eine Vollkaskoversicherung, allerdings müssen Arbeitnehmer:innen für die Selbstbeteiligung aufkommen.

Unfall im Inland

Hier sollte man ebenfalls auf eine lückenlose Dokumentation achten, möglichst die Kontakte der Zeug:innen notieren und die Polizei rufen. Die Schadensabwicklung ist oft verzwickt. Gerät man unverschuldet in die missliche Situation, dann tragen die gegnerische Versicherung und im Zweifel die des Arbeitgebers die Kosten. Wurde der Firmenwagen zur privaten Nutzung freigegeben, dann gilt die Regelung auch bei privaten Fahrten. Bei Fahrlässigkeit (alle Glätteunfälle, nachgewiesene Müdigkeit, zu hohe Geschwindigkeit) müssen sich Arbeitnehmer:innen am entstandenen Schaden beteiligen. Je schwerwiegender die Schuld ist, desto höher fällt der Betrag aus. Bei einer Vollkaskoversicherung müssen Arbeitnehmer:innen für die Selbstbeteiligung aufkommen. Bei grober Fahrlässigkeit mit dem Dienstwagen tragen Arbeitnehmer:innen den Schaden in der Regel komplett.

Fahrtenbuch bei Firmenwagen Pflicht?

Wer wenig privat mit dem Firmenwagen fährt, sollte ein Fahrtenbuch führen, um die monatlichen Überweisungen an das Finanzamt gering zu halten. Damit das Fahrtenbuch jedoch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es "vollständig" sein. Zu den Pflichteintragungen gehören neben Datum, Kilometerstand und Reisezweck auch Beginn und Ende der Fahrt sowie Namen von besuchten Personen – das alles sollte vermerkt sein. Lose Zettelsammlungen sind nicht erlaubt. Alle Angaben müssen nachvollziehbar und fortlaufend erfasst sein. Es sind auch elektronische Eingabehilfen möglich, beispielsweise per App. Nicht anerkannt werden dagegen am PC ausgefüllte Listen – diese könnten ja nachträglich bearbeitet sein, so die Begründung des Fiskus.

Buchführung per Smartphone

Spezielle Smartphone-Apps, die teilweise sogar kostenlos zu haben sind, erleichtern die Führung eines Fahrtenbuchs enorm. Sie nehmen per GPS-Tracking Start und Ziel samt Ort automatisch auf. Fahrer:innen müssen lediglich angeben, ob es sich um eine Privat- oder Dienstfahrt mit dem Firmenwagen handelt, den Grund der Fahrt nennen sowie den Kilometerstand einfügen. Wichtig: Nachträgliche Eintragungen sind weder möglich noch zulässig. Das Smartphone sollte also stets dabei sein. Anderenfalls kommt man bei der nächsten Steuerprüfung in Erklärungsnöte.

Worauf bei der Rückgabe des Dienstwagens achten?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Firmenwagen vor Ablauf der Kündigungsfrist abgegeben werden. Beim Mutterschutz ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, den Dienstwagen weiterhin zur Verfügung zu stellen. In der Elternzeit ist dies dagegen nicht der Fall – der Arbeitgeber zahlt dann ja auch kein Gehalt und kann deshalb den Firmenwagen zurückfordern. Bei Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit besteht das Recht auf den Dienstwagen befristet weiter. Erst nach einem sechswöchigen Ausfall der angestellten Person kann das Fahrzeug vom Arbeitgeber zurückgefordert werden.

Pauschale für Rücknahmeschäden

Kratzer im Lack, Dellen im Blech und Schrammen auf den einst so schönen Alufelgen – genau damit rollen die meisten geleasten Firmenwagen zurück ins Depot. Während die Leasingkundschaft dies oft als Gebrauchspuren verbucht, sprechen Leasinggeber hier von knallharten Mängeln. Klar, denn mit solchen Schäden sind Autos auf dem Gebrauchtmarkt weniger wert und passen nicht zu den teilweise zu hoch kalkulierten Restwerten. Gut dran ist, wer mit dem Leasingvertrag eine Pauschale für Rücknahmeschäden vereinbart hat. Dann sind solche Macken am Dienstwagen mit der etwas teureren Leasingprämie bereits abgegolten, die Rückgabe läuft reibungslos. Anderen sei ein Blick in den Schadenskatalog, etwa von GTÜ und DEKRA, empfohlen. Dieser sorgt für Transparenz und weist aufgelistet nach Laufleistung und Alter auf, was als Gebrauchsspuren und was als Schäden akzeptiert werden muss.

Fallstricke bei der Rückgabe des Firmenwagen

Vor der Rückgabe des Firmenwagens müssen alle Schäden aufgenommen und akkurat benannt werden, um späteren Auseinandersetzungen vorzubeugen. Hilfreich ist es, von einer Sachverständigenorganisation wie der GTÜ eine genaue Gebrauchtwagenprüfung vornehmen zu lassen. Um Nachzahlungen zu vermeiden, sollte man Mängel frühzeitig beseitigen lassen. Alles, was erst bei der Rückgabe ans Tageslicht kommt, wird teuer. Bei Totalschaden oder Diebstahl zahlen Versicherungen nur den Zeitwert, die Differenz zum vereinbarten Restwert trägt die Kundschaft – deshalb bei der Versicherung des Dienstwagens auf eine sogenannte GAP-Deckung achten!