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Elektronisches Fahrtenbuch: So funktioniert es digital mit App
Zeit sparen mit dem elektronischen Fahrtenbuch
- Welche Vorteile hat ein elektronisches Fahrtenbuch und wie funktioniert es?
- Welche Arten von digitalen Fahrtenbüchern gibt es?
- Elektronisches Fahrtenbuch: Beliebte Apps im Vergleich
- Welche elektronischen Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt?
- Welche typischen Fehler sollte man beim Führen des Fahrtenbuchs vermeiden?
- Wann ist die Ein-Prozent-Methode der bessere Weg
- Was kostet ein digitales Fahrtenbuch?
- Welche Alternativen zum digitalen Fahrtenbuch gibt es?
Adapter anstecken, die App verbinden, losfahren, relevante Daten aufzeichnen: Ein elektronisches Fahrtenbuch macht die private Nutzung eines Firmenwagens einfacher. Wir stellen empfehlenswerte Produkte wie Apps und GPS-Tracker für den OBD2-Anschluss vor.
Nutzer:innen von Dienst- und Firmenwagen (das sind die beliebtesten Firmenwagen), die ihr Auto nicht nach der Ein-Prozent-Regel versteuern (so funktioniert sie) kennen das: Die Unterscheidung von privaten und dienstlichen Fahrten ist speziell fürs Finanzamt sehr wichtig! Wird der Firmenwagen für private Fahrten genutzt, muss die private Nutzung beim Finanzamt angegeben werden. Denn sie gilt bei der Behörde als steuerlicher Vorteil. Dabei ist es unerheblich, ob das Dienstauto nur einmal im Jahr privat für den großen Urlaub benutzt wird oder täglich für kurze Fahrten. Bei der korrekten Dokumentation der Fahrten helfen Fahrtenbücher. Wichtig ist dabei, dass das Fahrtenbuch sorgfältig und lückenlos geführt wird. Neben einem klassischen Heft in Papierform, in dem die Fahrten händisch eingetragen werden, können Autofahrer:innen auch elektronische Fahrtenbücher nutzen.
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Welche Vorteile hat ein elektronisches Fahrtenbuch und wie funktioniert es?
Ein elektronisches Fahrtenbuch zeichnet das Datum, die Zeit und die Wegstrecke von Autofahrten auf. Nutzer:innen können dabei je nach Programm eine Unterscheidung zwischen dienstlichen und privat motivierten Fahrten festlegen. Die Programme zeichnen über GPS-Ortung (diese GPS-Tracker sind empfehlenswert) die Wegstrecken auf. Zudem können sie diese dem jeweiligen Fahrtgrund (dienstlich oder privat) zuordnen. Der große Vorteil eines in elektronischer Form geführten Fahrtenbuchs: Es kann später als PDF-Datei abgespeichert werden. Manche Fahrtenbuch-Software lässt auch ein Speichern der Daten als Excel-Tabelle zu. Hier gibt es allerdings zu beachten, dass nachträglich veränderbare Dateien nicht vom Finanzamt anerkannt werden (siehe Kapitel zu Fehler vermeiden).
Im Vergleich zu einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch erfolgt die Aufzeichnung eines elektronischen Fahrtenbuchs bei passender App und dem entsprechenden Zubehör automatisch. Das spart auch Zeit gegenüber der althergebrachten Lösung mit Stift und Papier. Sind Datum und Uhrzeit korrekt eingestellt, muss nicht alles erst händisch notiert und in eine Tabelle übertragen werden. Auch Kilometerstände werden von den Systemen automatisch in die entsprechende Spalte eingetragen. Das Übermitteln der Daten ans Finanzamt kann dann in einer Form erfolgen, die bei den Behörden anstandslos akzeptiert wird. Das hat damit zu tun, dass die Programme automatisch schreibgeschützte Dateien erstellen, die fälschungssicher und somit finanzamtskonform sind. Je nach Programm lassen sich auch Fahrtenbücher für verschiedene Autos anlegen.
Welche Arten von digitalen Fahrtenbüchern gibt es?
Elektronische Fahrtenbücher gibt es einerseits als App für Smartphones und als Programme für den Computer. Sie lassen sich meist leicht über die On-Board-Diagnose-Schnittstelle (OBD) mit dem Auto und vor dort per Bluetooth mit dem Smartphone verbinden (die besten OBD-Geräte in unserem Test). Auch die Übertragung ist denkbar einfach: Für die Steuererklärung lässt sich das Fahrtenbuch auf direktem digitalen Wege übermitteln. Mithilfe der App landet sie automatisch im E-Mail-Posteingang der Nutzer:innen.
Elektronisches Fahrtenbuch: Beliebte Apps im Vergleich
In Onlineshops gibt es eine große Auswahl an verschiedenen Apps zur Aufzeichnung der Fahrten. Wichtig bei allen digitalen Lösungen ist, dass sie, wie oben beschrieben, finanzamtskonform arbeiten und von der Steuerbehörde als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch akzeptiert werden.
PAJ GPS Fahrtenbuch
Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von PAJ sollen sich lückenlos und manipulationssicher alle Strecken, die das Fahrzeug zurücklegt, speichern lassen. Die Strecken können abgerufen, gespeichert, katalogisiert und später als PDF exportiert werden. Preis für Dongle, GPS-Empfang und Software: rund 80 Euro.
Yukatrack Fahrtenbuch
Das manipulationssichere Fahrtenbuch von Yukatrack lässt sich einfach auf dem Smartphone installieren. Im OBD-Stecker ist bereits eine SIM-Karte integriert, sodass für das GPS-Signal kein Smartphone aktiv mit dem Gerät verbunden sein muss. Per App kann jedoch auf die Daten zugegriffen und bei Bedarf Fahrten einfach angepasst werden. Auch eine Software für den PC ist dabei. Kosten: rund 160 Euro.
Fleetize elektronisches Fahrtenbuch
Mit dem Fleetize Fahrtenbuch lassen sich Fahrtstrecken digital aufzeichnen. Ein OBD2-Stecker verbindet sich dabei mit einer App auf dem Smartphone und legt die privaten oder dienstlichen Strecken digital ab. Mit GPS-Empfänger und EU-SIM-Karte, flottenfähig und mit zwölfmonatiger Lizenz kostet das System für das Fahrtenbuch rund 199 Euro.
AutoLogg Fahrtenbuch
Ebenfalls über einen OBD2-Dongle lässt sich die elektronische Fahrtenbuch-App von AutoLogg mit dem Auto verbinden, um so Fahrten, Strecken, Uhrzeiten und Daten aufzuzeichnen. Die Software für das elektronische Fahrtenbuch ist für ein Jahr gültig und kostet inklusive der OBD2-Schnittstelle rund 160 Euro.
VW DataPlug elektronisches Fahrtenbuch
Mit dem DataPlug von VW lassen sich VW-Fahrzeuge über die OBD2-Schnittstelle mit dem Smartphone verbinden und Daten übertragen. Darunter Fahrdaten wie Zeit, Datum und Strecke.
Welche elektronischen Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt?
Eine große Zahl an Anbietern hat mittlerweile Produkte zum Erstellen elektronischer Fahrtenbücher im Programm. Damit diese auch beim Finanzamt eingereicht werden können, müssen diverse Kriterien erfüllt werden. Entscheidend bei den Programmen ist neben der Aufzeichnung von Strecken, Grund, Datum und Uhrzeit auch die manipulationssichere Speicherung. Die Daten der Fahrtenbuch-App dürfen keine nachträgliche Änderung zulassen und müssen die tatsächlichen gefahrenen Kilometer des Fahrzeugs anzeigen.
Welche typischen Fehler sollte man beim Führen des Fahrtenbuchs vermeiden?
Es gibt typische Fehler, die man beim Führen eines Fahrtenbuchs unbedingt vermeiden sollte, um am Ende keinen Frust zu erleben oder Ärger mit der Steuerbehörde zu kriegen. Die Aufzeichnungsmühe eines ganzen Jahres kann vergeblich sein, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch schlimmstenfalls als steuerlich unwirksam einstuft und deswegen nicht berücksichtigt. Das ist der Fall, wenn man die Daten so speichert, dass sie nachträglich verändert werden können, ohne das dies zurückverfolgbar ist. Darum sollte man die Fahrten keines Falls nur in einer einfachen Excel-Tabelle dokumentieren.
Wann ist die Ein-Prozent-Methode der bessere Weg
Wie unter anderem die "Deutsche Handwerks Zeitung" (DHZ) berichtet, empfiehlt sich das Führen eines Fahrtenbuchs nur, wenn man den Firmenwagen in sehr geringem Maße für private Zwecke nutzt. Nutzt man das Geschäftsauto hingegen regelmäßig auch privat, ist es demnach oft besser, auf die Ein-Prozent-Regelung zurückzugreifen. Sie sieht vor, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises (Achtung: Sonderregelung bei E-Autos als Dienstwagen) jeden Monat als steuerlicher Anteil anfällt und entsprechend behandelt wird. Doch Vorsicht! Speziell bei einem geringen privaten Nutzungsanteil des Pkw kann das zu einem deutlich höheren Privatanteil führen, warnen Expert:innen.
Was kostet ein digitales Fahrtenbuch?
Elektronische Fahrtenbücher kosten je nach Hersteller und je nach Fahrzeug zwischen 100 und 290 Euro. Automatische Systeme als Fahrtenbuch bieten häufig noch mehr Dienste als nur die spätere Auswertung fürs Finanzamt. Manche Kfz-Versicherungen bieten spezielle Prämien für die Nutzung eines Fahrtenbuchs an. Wichtig: Einige GPS-Tracker, Apps oder Software verlangen zusätzlich zum Kaufpreis noch eine Lizenzgebühr für die Nutzung des Systems.
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Welche Alternativen zum digitalen Fahrtenbuch gibt es?
Wie oben erläutert, lohnt sich ein digitales Fahrtenbuch vor allem für Autofahrer:innen, die ihren Dienstwagen nur selten zu privaten Zwecken nutzen und daher nur einzelne Fahrten aufzeichnen müssen. Für alle, die dies regelmäßiger tun oder in Sachen Digitalisierung noch nicht so weit sind, bleibt nur das klassische Fahrtenbuch in Papierform. Hier ist das Fahrtenbuch des Herstellers Avery-Zweckform eine Empfehlung.
Die Erfahrung zeigt, dass es vom Finanzamt ohne weitere Diskussion anerkannt wird. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass alle Fahrten pünktlich eingetragen und das Buch laufend gepflegt wird.
